全区首家通过国家级认定
2025年7月，国家档案局正式来函，认定某自治区自然资源主管部门数字档案室为 “国家档案局高水平数字档案室”，成为全区首家也是目前唯一一家通过该项国家级认定的单位。此前2025年6月，该项目已顺利通过自治区档案局组织的专家组审核认定。同年11月，相关经验做法入选自治区机关事务管理局与市场监督管理局联合组织的机关事务标准化典型案例。
这一成果标志着该单位档案工作在数字化转型、服务效能提升方面迈入全国先进行列，为全区数字档案室建设树立了可复制、可推广的标杆范例。
建设基础与目标
建设单位概况
该单位为自治区政府组成部门，履行全民所有土地、矿产、森林、草原、湿地、水等自然资源资产所有者职责和国土空间用途管制职责。机关内设21个处室局，涵盖自然资源调查监测、确权登记、国土空间规划、用途管制、耕地保护、矿业权管理、地质勘查管理等全部自然资源管理职能。
档案工作基础
| 基础指标 | 详情 |
|---|---|
| 档案库房 | 8间，总面积582.98㎡，含88㎡智能档案库房，达”十防”标准 |
| 信息化基础设施 | B级标准机房，等保三级认证，采购国产化专业服务器 |
| 专职档案人员 | 13人（在编7人，正高职称1人），各处室配兼职档案管理员 |
| 馆藏规模 | 约4TB电子文件数据，文书档案数字化率100% |
| 前期系统 | 2020年建成数字档案室管理系统，涵盖门类管理、接收采集、归档存储、编目著录、检索、鉴定统计、元数据管理、三员管理、备份恢复等基础功能 |
分阶段有序推进
准备阶段
成立工作专班，梳理系统升级需求，OA系统与档案系统对接打通
实施阶段
完善制度规范，完成国产化适配与数据迁移，启动与四大电子政务审批系统对接
完善提升阶段
持续推进数字化，完善电子档案管理，完成试点建设
迎检测评阶段
邀请专家指导，完成测评准备
通过自治区评审
通过自治区档案局组织的专家组审核认定
通过国家档案局认定
正式认定为”国家档案局高水平数字档案室”，全区首家唯一
入选标准化典型案例
相关经验做法入选自治区机关事务标准化典型案例
“一库一平台多接口双场景全周期”
借鉴同行先进经验，构建了系统化的建设模式
一库
数字档案资源库——统一全宗档案资源，建立全档案目录数据库，整合数字副本资源
一平台
数字档案室应用系统——B/S架构、SOA设计，集成数据接收、档案编目、文件整理、档案库管理、鉴定、移交、统计分析
多接口
横向打通OA系统、多级一体化电子政务平台（4大审批系统）、矿业权档案管理系统；纵向连接自治区档案馆
双场景
“内部+互联网”利用双场景，满足厅内办公与公众查询需求
全周期
覆盖电子文件从产生、预归档、正式归档、管理利用到移交进馆的全生命周期
技术路线与环境
| 技术维度 | 选型与方案 |
|---|---|
| 架构模式 | B/S三层体系结构（表示层/业务逻辑层/数据存储层） |
| 设计思想 | SOA面向服务架构 |
| 接口技术 | WebService + XML |
| 归档信息包标准 | GB/T 39362-2020，ZIP压缩包 + 说明文件XML + 元数据XML |
| 版式文件 | 正本和定稿以OFD/PDF/A格式归档 |
| 数据库 | 国产达梦数据库（全信创环境） |
| 中间件 | 国产中间件，部署多个服务 |
| 安全机制 | 等保三级、HMAC-SM3完整性保护、密码机加密、CA认证（规划中） |
自然资源行业数据特色
区别于普通机关数字档案室的最大特色，在于承载了厚重的自然资源行业专业档案管理需求
专业档案门类体系
⛏️ 矿业权审批档案——全类型覆盖
覆盖25类审批事项：探矿权（新立、变更、延续、保留、转让、注销）、采矿权（新立、变更、延续、注销、转让、划定矿区范围）、油气等特殊类型。
通过”盟市汇交”机制建立集中化矿业权电子档案库，实现”档案资源共享、异地借阅”。
🗺️ 建设用地审批档案——地理信息深度关联
覆盖5类审批事项：城市分批次审批、单独选址审批（含报部）、先行用地审批等，支持2000国家大地坐标系数据。
数据规模：近三年用地报批7989条、用地预审3442条。
📋 综合业务审批档案——门类齐全
覆盖矿产资源储量评审备案、压覆矿产资源审批、矿业权出让收益评估、地质灾害资质审批等19类审批事项，近三年数据量1202条。
🗺️ 国土空间规划与用途管制档案
涉及国土空间规划编制成果、生态修复、耕地保护等业务档案。推进对接用途管制监管系统，实现用地审批在线归档。
自然资源数据特色总结
| 数据特色 | 具体体现 | 归档管理方式 |
|---|---|---|
| 地理信息数据 | 2000国家大地坐标系图件、勘测定界报告、遥感影像 | 作为审批附件纳入归档信息包，保留坐标信息 |
| 矿产资源数据 | 勘查报告、储量评审意见书、开发利用方案 | 纳入矿业权审批档案，按案卷管理，含图件与数据表 |
| 不动产登记数据 | 确权登记相关材料 | 纳入专业档案门类，对接规划中 |
| 国土空间规划数据 | 规划编制成果、专题图件 | 规划与用途管制审批档案 |
| 多级审批流转数据 | 盟市-自治区二级/三级联审流转记录 | 业务行为元数据匹配，记录完整审批轨迹 |
横向到边、纵向贯通
实现档案系统与多个核心业务系统的深度对接，将电子文件归档嵌入业务办理全流程
| 序号 | 对接系统 | 归档内容 | 状态 |
|---|---|---|---|
| 1 | OA办公自动化系统 | 文书档案（收文/发文），32项元数据映射 | 已完成 |
| 2 | 矿业权管理系统 | 探矿权/采矿权25类审批事项 | 已完成 |
| 3 | 用地报批系统 | 5类建设用地审批事项 | 已完成 |
| 4 | 用地预审系统 | 3类用地预审与选址意见书审批 | 已完成 |
| 5 | 综合业务系统 | 储量评审/地灾资质/压覆矿产等19类 | 已完成 |
| 6 | 用途管制监管系统 | 用地审批/用地预审/先行用地 | 已完成 |
| 7 | 矿业权档案管理系统 | 历史矿业权数据整合 | 已完成 |
OA系统对接——先行示范
📌 32项元数据映射：含公文标识、密级、题名、成文日期、年度、保管期限、文种、发文字号等
📌 归档信息包结构：说明文件XML → 年度元数据ZIP → 元数据XML + 电子文件
📌 内嵌分类方案：OA系统内嵌分类方案、归档范围与保管期限表，支持自动/半自动鉴定
📌 标志性成果：完成万余件电子档案向自治区档案馆移交（43GB），成为自治区首家完成电子档案向档案馆移交的机关单位
核心成果与特色亮点
核心数据指标
八大核心成果
- 国家级认定：2025年7月正式通过国家档案局”高水平数字档案室”认定，为全区首家唯一
- 自治区首家电子档案移交：完成万余件文书电子档案向自治区档案馆移交（43GB），开创自治区电子档案向档案馆移交先河
- 多业务系统深度对接：完成OA系统 + 四大电子政务审批系统（52项业务类型）的电子文件在线归档，实现文书+专业档案全覆盖
- 全信创环境适配：国产服务器 + 达梦数据库 + 国产中间件，实现国产化环境下的全文检索与水印安全
- 海量数字档案资源：馆藏约4TB，文书档案10万余件，近三年审批业务数据2万余条
- 四性检测全覆盖：按DA/T 70-2018实现归档信息包四性检测，可配置方案，一键检测自动生成报告
- 三层次备份体系：在线备份 + 近线备份（蓝光光盘）+ 异地备份
特色亮点
系统化建设模式
“一库一平台多接口双场景全周期”模式，形成了系统化、可复制推广的建设路径
专业档案全链路覆盖
针对矿业权、建设用地审批等专业档案开发独立管理模块，实现从业务系统产生到归档管理的全链路
盟市汇交机制
行政发文规范盟市汇交标准和周期，建立集中化管理，实现异地借阅
归档信息包标准化
严格按GB/T 39362-2020规范设计，XML元数据+电子文件规范封装
单轨制探索
在矿业权审批等领域推行单套归档试点，为全面过渡积累经验
入选标准化典型案例
2025年11月入选自治区机关事务标准化典型案例
五大核心经验
钻研标准规范，形成完备对接方案
以GB/T 39362-2020和GB/T 18894-2016为核心依据，结合单位实际情况制定对接方案。32项元数据映射表的制定是关键——精准对应公文要素到档案元数据，确保数据完整流转。
把握关键前提，完善优化系统功能
OA系统完善整理/归档功能，内嵌分类方案、归档范围与保管期限表；双方协作开发归档接口（推送+接收）；档案系统适配国产化环境并完善四性检测功能。
全面落实核心要求，规范归档流程
合法有效（电子公文具备规范格式、电子印章）；齐全完整（收文/发文完整归档）；版式固化（PDF版式归档）；科学封装（按档号结构建立文件夹）；四性检测（可配置方案，一键检测）。
跨部门协同工作机制
档案部门、信息化部门、业务部门联合工作，共同制定归档标准和方案。选择XML作为元数据传递载体，形成统一的标签规范。
持续深化，久久为功
通过认定后仍以84项任务持续深化推进——数据治理、安全测评整改、新系统对接、制度完善、数字化成果持续挂接等，体现”认定不是终点，持续优化才是常态”的建设理念。
同行先进经验参考
- 📌 提前谋划：围绕建设指南和评价指标尽早开展，文件尽早发布，数字化加工尽早开展
- 📌 同步规划建设：业务系统升级时同步将档案系统对接纳入规划
- 📌 内嵌分类方案：严格按评价指标在业务系统实现”内嵌电子文件分类方案、归档范围与保管期限表”
- 📌 归档信息包强制：必须按标准规范采用”归档信息包”方式
- 📌 备份体系完整：在线+离线+近线备份机制要完整
- 📌 反复模拟演练：多次自评与模拟演练，邀请档案主管部门指导
行业典范，可复制可推广
某自治区自然资源主管部门高水平数字档案室的成功建设，是自然资源行业档案数字化转型的典型范例。其核心价值体现在：
- 行业特色鲜明：立足自然资源行业特点，构建了覆盖矿业权、建设用地、综合业务、国土空间规划等全门类的专业档案管理体系
- 业务深度融合：实现OA + 四大审批系统共52项业务类型的在线归档，把归档动作嵌入业务办理全流程，真正做到”业务即归档”
- 标准引领先行：成为自治区首家电子档案向档案馆移交的机关单位，首家通过国家级高水平数字档案室认定，为全区提供可复制可推广的经验
- 信创全面落地：完整走通国产化环境下数字档案室全栈适配路径，为行业信创转型提供了技术验证
- 持续优化机制：认定后仍以84项任务深度推进，体现了档案工作现代化建设的长期性和系统性
该项目为全国自然资源系统数字档案室建设提供了从规划、实施到认定、持续优化的全周期参考范例。